7 страхотни функции на Google Drive, за които може би не знаете

Google

Много хора приемат Google Drive за даденост. Съхранявате файлове там и отивате да ги вземете, когато имате нужда от тях. Но в Google Диск има повече, отколкото изглежда на пръв поглед. Ето някои от тези полезни функции, които може да сте пропуснали.

Търсене на файлове чрез разширено търсене

Колкото повече файлове качвате в Google Drive, толкова повече трябва да ровите в тях, когато имате нужда от такъв. За щастие продължих напред Опции за търсене които улесняват работата.

Свързани: Как бързо да търсите в Google Drive

Въведете ключова дума или фраза в полето за търсене на Диск в горната част на началната страница. След това щракнете върху иконата Показване на опциите за търсене от дясната страна на полето за търсене.

Ще видите няколко опции, които можете да използвате, за да намерите вашия файл. Изберете типа на файла или собственика, използвайте ключови думи във файла или името на файла, изберете местоположението, изберете опцията за дата на промяна или използвайте някое от другите полета, които виждате.

Опции за търсене в Google Диск

Изберете „Търсене“ и прегледайте резултатите си. Ако знаете папката, в която се намира файлът, можете също да изпълните Търсете директно в папката на Google Drive.

Директна връзка към файлове

Друга полезна функция на Google Drive е Получете директна връзка към вашия профил. Можете да направите това, без да отваряте файла. След това го запазете в бележките си за бърз достъп или със сътрудник.

Щракнете с десния бутон върху файла и изберете „Вземете връзка“.

Вземете връзка в краткия списък

След това можете да изберете „Копиране на връзка“, за да поставите връзката в клипборда и да я поставите където искате. Можете също да използвате това поле, за да споделите връзката, като въведете имейл адреса на вашия контакт.

Опции за копиране и споделяне за връзка към Google Диск

В долната част на прозореца използвайте раздела Общ достъп за Контролирайте кой може да отвори файла с връзката. Можете да изберете „Ограничен“, за да позволите достъп само на тези, с които споделяте, или „Всеки с връзка“, за да разрешите на всеки, който кликне върху връзката, да отвори файла.

Публичен достъп до връзка към файл

Работете с файлове на Microsoft Office

Не е необходимо да имате Microsoft Office, за да работите с файлове на Office, ако имате Google Drive. Може да получите файл на Word, Excel или PowerPoint, който трябва да видите или редактирате. Можете да отворите тези файлове в съответното приложение на Google, Документи, Таблици или Презентации.

Свързани: Как да изтеглите файлове и папки от Google Drive

Освен това можете Изтегли Документирайте документи, електронни таблици и презентации във формати на Microsoft Office.

За да отворите документ на Office, качете го в Google Drive като всеки друг файл. След това щракнете двукратно или щракнете с десния бутон, отидете на Отваряне с и изберете от Google Документи, Таблици или Презентации.

Отворете с Google Документи за файла на Word

Когато файлът се отвори в съответното приложение, ще видите файловия формат, записан в горната част. Вашите промени се записват автоматично и след това можете да изтеглите файла в оригиналния формат на Office.

Документ на Word, отворен в Google Документи

Ако имате файла с документи, електронна таблица или презентация, който искате Експортирайте и запазете Във формат Office това е също толкова лесно. Отворете документа и отидете на раздела Файл. Отидете на Изтегляне и изберете формата от изскачащото меню.

Изтеглете Google документ във формат Word

Управление на файловите версии

Подобно на получаване на връзка към вашия файл, без да го отваряте, можете да управлявате неговите версии. Тази функция работи с PDF и файлове на Microsoft Office, както и с изображения.

Щракнете с десния бутон върху файла и изберете Управление на версиите.

Управлявайте версиите в контекстното меню

След това ще видите изскачащ прозорец с всяка версия на файла, включително текущата.

Прозорец за управление на версията на Google Drive

Както можете да видите в горната част на прозореца, по-старата версия може да бъде изтрита след 30 дни или след 100 съхранени копия. Ако искате да избегнете загубата на предишна версия, щракнете върху трите точки вляво от нея и изберете „Запази завинаги“.

Запазете го завинаги в прозореца за управление на версиите

Ако имате нова версия, запазена на вашето устройство, която искате да използвате, изберете Качване на нова версия. След това прегледайте файла и изберете „Качване“.

Бутон за изтегляне на нова версия

Две други действия, които можете да предприемете, са да изтриете или изтеглите всяка от версиите, които виждате. Използвайте трите точки вдясно от версията, за да изберете „Изтриване“ или „Изтегляне“.

Изтеглете или изтрийте копие на файл

Вижте активността на файла, подробности и описание

Въпреки че може да изглежда като просто нещо, възможността да преглеждате активността и подробностите за даден файл може да е точно това, което трябва да направите. Освен това можете да се възползвате от Описания в Google Drive За да добавите вашите данни.

Свързани: Как да смените собственика на файл в Google Drive

Отворете страничната лента с подробности по един от следните начини:

  • Щракнете с десния бутон върху файла и изберете Преглед на подробности.
  • Изберете файла и щракнете върху иконата Преглед на подробности (малки букви „i“) горе вдясно.
  • Изберете файла, щракнете върху трите точки в горната част и изберете Преглед на подробности.

След това ще видите странична лента с два раздела за подробности и активност. С подробности можете да прегледате типа и размера на файла неяДата на създаване и др. С Activity ще виждате неща като кога е качен файл или кога е редактиран.

Подробности и активност за файл в Google Drive

За да добавите описание към файла, използвайте раздела “Подробности” в страничната лента. Въведете текста си в полето за описание в долната част и натиснете Enter или Return. Това е добър начин да разграничите файлове с подобни имена.

Поле за описание на файла в Google Диск

Добавяне на коментари към файлове

Друга удобна функция на Google Drive е възможността за Добавяне на коментари към файлове. Това е полезно за бележки за себе си или сътрудници.

Отворете файла в режим на преглед. Можете да направите това, като изберете файла и щракнете върху иконата за визуализация (око) в горната част или щракнете с десния бутон и изберете „Преглед“.

Изберете частта от файла, която искате да коментирате, и след това изберете иконата за коментар отдясно или отгоре.

Въведете коментара си в появилото се поле и щракнете върху Коментар.

Кутия за коментари в Google Диск

Имайте предвид, че можете да използвате символа @ (At), за да посочите сътрудник, ако желаете. Като бонус имате възможността да персонализирате коментара си за този човек. Поставете отметка в квадратчето „Присвояване на“ и щракнете върху „Присвояване“.

Поле за коментар, за да зададете бележка в Google Drive

Качвайте файлове с помощта на камерата на вашето мобилно устройство

Ако използвате мобилното приложение Google Drive, имате допълнителна функция, която може Улесняване на изтеглянията. Можете да използвате камерата на вашето устройство, за да заснемете файл или друг елемент и да го качите като PDF (Android) или снимка (iPhone.)

Свързани: Как да качвате файлове и папки в Google Drive

на Android

отвори Приложение Google Drive за Android И натиснете знака плюс, за да качите файл. След това изберете „Проверка“.

Нов документ и сканиране към Google Drive на Android

Натиснете бутона на затвора, за да сканирате елемента, след което използвайте отметката, за да го запазите. Можете да изберете иконата на кошчето, за да възстановите сканирането, ако е необходимо. Изберете „Запазване“.

Изберете и запазете опция за сканиран елемент

Изберете местоположението за запазване в Google Диск и докоснете Запазване отново. След това ще видите сканирания файл като PDF.

Запазете сканиране в Google Drive на Android

на iPhone

отвори Приложение Google Drive на iPhone И натиснете знака плюс, за да качите файл. След това изберете „Използване на камера“.

Нов документ и използване на камера в Google Drive на iPhone

Натиснете бутона на затвора, за да направите снимка. Изберете Натиснете Използвайте снимка, за да я качите. Можете също да изберете „Повторно заснемане“, за да върнете заснетата снимка, ако е необходимо.

Използвайте изображението, за да запазите в Google Drive на iPhone

След няколко минути ще видите снимката си в Google Drive.

Понякога функциите са очевидни, особено ако са тези, които използвате често. Но има и други, за които дори не подозирате, че съществуват и които ще намерите за изключително полезни. Надяваме се, че поне една от тези функции на Google Drive ще ви бъде полезна.